Od 20 marca 2020 r. do odwołania obowiązuje w Polsce stan epidemii, który m.in. ogranicza funkcjonowanie niektórych urzędów, zwłaszcza w zakresie bezpośredniej obsługi petentów, co z kolei w większości przypadków oznacza brak możliwości zapoznania się przez stronę z aktami prowadzonej z jej udziałem sprawy w siedzibie organu.
Jak zatem w obecnej sytuacji strona postępowania administracyjnego może zrealizować przysługujące jej uprawnienia, o których mowa w art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256)?
Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w przepisie art. 15zzzzzn pkt 2 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374), który stanowi, iż w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, w szczególności, gdy urząd administracji obsługujący organ administracji publicznej wykonuje zadania w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów, organ administracji publicznej może zapewnić stronie udostępnienie akt sprawy lub poszczególnych dokumentów stanowiących akta sprawy również za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną na adres wskazany w rejestrze danych kontaktowych, o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 3 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346) lub inny adres elektroniczny wskazany przez stronę.
Tym samym, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii strona ma możliwość skorzystania ze środków komunikacji elektronicznej, w tym poczty elektronicznej w zakresie udostępnienia jej akt. Drogą mailową urząd może również przesyłać stronie odpisy (skany) poszczególnych dokumentów zgromadzonych w aktach sprawy, co niewątpliwie w niektórych przypadkach stanowi spore ułatwienie.
Jednakże zwrócić należy uwagę, że przepis art. 15zzzzzn pkt 2 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o COVID -19 nie zwalnia organu administracji publicznej od weryfikacji tożsamości osoby ubiegającej się o wgląd do akt. Dotychczas, z racji osobistego stawiennictwa strony przy przeglądaniu akt, nie było konieczności składania podania o takie udostępnienie drogą elektroniczną, a weryfikacja tożsamości osoby przeglądającej akta możliwa była poprzez okazanie dowodu tożsamości. Natomiast przy przeglądaniu akt na odległość konieczne będzie zastosowanie zasad ogólnych dotyczących wnoszenia podań w toku postępowania administracyjnego, a zatem wniesienie żądania wglądu w akta sprawy w trybie art. 15zzzzzn pkt 2 w/w ustawy drogą elektroniczną będzie wymagało opatrzenia go np. podpisem zaufanym lub podpisem elektronicznym.